Le Kbis c'est quoi ?
Lors de toute création d’une entreprise, l’entrepreneur doit s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le Kbis est le document administratif qui atteste l’existence juridique d’une société en France.
C’est la « carte d’identité » de votre entreprise : il contient toutes les informations permettant de l’identifier. Il va également recenser les différentes décisions du tribunal de commerce concernant votre structure s’il y a lieu : sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire.
- Nom du greffier du tribunal de commerce (qui a signé l’immatriculation)
- Dénomination (raison) sociale, sigle, enseigne
- Numéro Siren
- Code APE (ou code NAF)
- Forme juridique (SARL, SA, GIE, SCI…)
- Montant du capital social
- Adresses du siège et du principal établissement et des éventuels établissements secondaires en Union européenne ou dans l’Espace économique européen (EEE)
- Âge de la société (durée d’existence)
- Date de sa création
- Activité détaillée (texte)
- Nom de domaine du ou des sites internet de l’entreprise
- Fonction, nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes
- Référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.
Dans quel cas va t'on me le demander ?
En plus du caractère obligatoire de déclarer son entreprise au RCS, un extrait Kbis de moins de 3 mois peut vous être demandé assez régulièrement dans le cadre de votre activité :
- Lorsque vous souhaitez ouvrir un compte en banque pour votre structure
- À l’achat de matériel professionnel auprès de certains distributeurs
- Lorsque vous souhaitez candidater à un appel d’offres public
- Dans le cadre de la loi sur l’obligation de vigilance, votre client est tenu de vérifier la validité de vos documents légaux dès lors que votre contrat dépasse les 5 000 € HT. Cette obligation est valable à la signature du contrat, puis tous les 6 mois.
À savoir, dans le cadre des mesures liées au « Choc de simplification » annoncé par le gouvernement, à partir du 23 novembre 2021 l’extrait Kbis ne sera plus demandé aux entreprises pour 55 procédures administratives différentes. Il leur suffira de communiquer leur numéro SIREN.
Où le récupérer ?
En tant que chef d’entreprise, vous pouvez l’obtenir gratuitement sur votre espace personnel MonIdenum.
Le Kbis n’est pas un document confidentiel. Tout le monde peut demander à obtenir le Kbis de n’importe quelle entreprise immatriculée en France. Cette demande, payante, peut se faire via Infogreffe notamment.
Durée de validité
À la différence d’une pièce d’identité standard, le Kbis n’a pas de durée de validité prédéfinie. En effet, il change dès lors que vous déménagez le siège social de votre entreprise, vous faites une modification de statut ou suite à un placement en redressement judiciaire.
Toutefois, lorsqu’il est requis dans un cadre précis : ouverture d’un compte bancaire, signature d’un contrat de plus de 5 000 € etc., on vous demandera généralement un Kbis de moins de 3 mois.
C’est pourquoi, particulièrement dans le cadre d’une activité de freelance, il est important d’avoir toujours un Kbis de moins de 3 mois à disposition, afin de pouvoir le fournir facilement à un client qui cherche à satisfaire son obligation de vigilance.
Pour aller plus loin :